10 เทคนิคการกระจายงานอย่างมีคุณภาพ ให้กับหัวหน้าที่กำเผชิญภาวะงานโหลดภายในทีม

เพื่อให้ทุกคนสามารถที่จะแบ่งงานให้กับทีมได้อย่างมีประสิ ทธิภาพสูงสุด และไม่มีปัญหารบกวนในทุกขั้นตอน รวมถึงเป็นตัววัดความสำเร็จของแต่ละคนในทีมเพื่อเปรียบเที ยบกับงานในแต่ละชิ้น โดยเธอได้บอกไว้ทั้งสิ่งที่คนแบ่งงานควรทำและไม่ควรทำ

1. เริ่มจากกสิ่งเล็ก ๆ (Small)

ควรทำ: มอบหมายงานที่เล็กก่อน แล้วค่อยขยับให้ลูกทีมได้งานชิ้นที่ใหญ่ขึ้น เพื่อวัดประสิทธิภาพการเรียนรู้
ไม่ควรทำ: ให้ผู้ที่ไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อนรับผิดชอบงานที่ใหญ่เกิ นตัว จะเกิดความกดดัน

2. ประเมินผลงานเสมอ (measure success)

ควรทำ: บอกความคาดหวังที่ชัดเจนต่อลูกทีม และขออัปเดตงานเป็นประจำเพื่อดูความคืบหน้า
ไม่ควรทำ: ไม่กำหนดเส้นตาย ทำงานแบบไร้เป้าหมาย

3. เรียงลำดับความสำคัญ (priority system)

ควรทำ: สร้างระบบความสำคัญของงานให้ทุกคนติดตามได้ เพื่อรู้หน้าที่ตัวเองว่าควรทำอะไรก่อนหลัง
ไม่ควรทำ: แจกจ่ายงานอย่างเกรงใจและขยับเส้นตายไปเรื่อย ๆ เมื่อเลยเวลา

4. มอบหมายงานตามทักษะ (Skill)

ควรทำ: ใช้คนให้ถูกกับงาน มอบหมายงานตามทักษะความถนัดของแต่ละคนให้ทีม เพื่อการทำงานที่รวดเร็ว
ไม่ควรทำ: ให้งานกับพนักงานเพียงเพราะอยากให้ทำ โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งตามหน้าที่ของเขา

5. ให้คำแนะนำที่ดี (instructions)

ควรทำ: ให้คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการทำงานในแต่ละชิ้น ตั้งแต่ช่วงต้นจนถึงขั้นตอนสุดท้าย
ไม่ควรทำ: คาดหวังให้เขาทำงานออกมาได้ดี โดยไม่บอกรายละเอียดอะไรเลยเกี่ยวกับงาน

6. สอนทุกอย่าง ตอบทุกคำถาม (teach)

ควรทำ: สอนพวกเขาให้ทำเป็นในสิ่งที่ควรทำและตอบทุกคำถามที่พวกเขา สงสัยในตัวเองหรือบริษัท
ไม่ควรทำ: ปล่อยละเลยคนในทีมเมื่อพวกเขาไม่เข้าใจงาน

7. แสดงความน่าเชื่อถือ (Show trust)

ควรทำ: ยอมรับเงื่อนไขการทำงานของแต่ละคน พยายามให้พวกเขาทำงานตามเวลาได้ด้วยการไม่บังคับ
ไม่ควรทำ: อย่ามอบหมายงานให้คนที่เก่งที่สุดหรือคุณชอบเพียงคนเดียว ให้คนอื่นได้เรียนรู้บ้าง

8. รับฟังความคิดเห็น (feedback)

ควรทำ: รับฟังพนักงานทุกคนเกี่ยวกับคำติชม คำปรึกษา และอย่าลืมให้สิ่งเหล่านี้กับพวกเขาด้วยเช่นกัน
ไม่ควรทำ: กีดขวางไม่ให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็น ให้ทำแค่สิ่งที่คุณสั่งอย่างเดียว

9. สร้างสมดุลภายในทีม (Balance)

ควรทำ: หาแรงจูงใจใหม่ ๆ ให้กับทีม งานที่ท้าทายกว่าของแต่ละคนจะช่วยเพิ่มทักษะใหม่ให้กับทีม
ไม่ควรทำ: ให้งานชิ้นเดิมกับบุคคลเดิมไปตลอด เพราะจะทำให้ทีมเฉยชาและหมดแรงบันดาลใจ

10. อธิบายว่าทำไมงานนี้จึงสำคัญ (Explain)

ควรทำ: อธิบายให้ทีมฟังว่าถ้างานนี้สำเร็จพวกเขาและองค์กรจะได้ผล ลัพธ์ที่ดีอย่างไร ที่สำคัญคือบทบาทของแต่ละคนในงานชิ้นนี้มีความสำคัญในเรื่ องไหน และทำไมคนที่เลือกจึงต้องทำงานชิ้นนี้
ไม่ควรทำ: ให้พวกเขาทำไปเรื่อย ๆ เหนื่อยก็พัก โดยไม่บอกเป้าหมายที่ชัดเจน